Glossar

Als Moderation bezeichnet man ein Kommunikationsinstrument zur Anleitung von Gruppengesprächen. Ziel der Moderation ist es, die Teilnehmenden bei ihrer Lösungssuche zu bekräftigen und zu steuern. Der*die Moderator*in bedient sich dafür verschiedener Moderationsmethoden und -techniken, um Konflikte zu lösen und zu einem, für alle zufriedenstellenden, Ergebnis zu gelangen. Moderation wird seit Jahren erfolgreich in sämtlichen Branchen und Bereichen der Arbeitswelt angewendet, um die Kommunikation in Teams zu verbessern.  

Warum ist Moderation wichtig? 

Die Moderation übernimmt den gesamten organisatorischen und leitenden Prozess des Meetings. So können sich alle Teilnehmenden voll und ganz auf die Problematiken oder Aufgaben konzentrieren. Eine neutrale Moderation gibt der Gruppe die Spielregeln für das Meeting oder den Workshop vor. So werden Störungen (z. B. ständiges Unterbrechen, Zwischenrufe, andauernde Monologe) vorgebeugt. Moderation schafft einen sicheren Raum, in dem innerhalb eines festen Rahmens und mit der Unterstützung von Methoden und Techniken an der Aufgabenstellung gearbeitet werden kann. Sie fördert die Effizienz und die Kommunikationsfähigkeit des Teams.   

Wichtig für eine erfolgreiche Moderation ist ein*e professionelle*r und neutrale*r Moderator*in. Er*sie leitet und steuert die Diskussion der Gruppe, ohne dabei inhaltlichen Input zu geben. Er*sie stellt gezielte Fragen und schafft ein freundliches und offenes Gesprächsklima. Als Moderations-Expert*in schafft er*sie einen methodischen Rahmen, in dem das Team an einer Lösung arbeiten kann.  

Was macht eine*n gute*n Moderator*in aus? 

• Gute Kommunikationsfähigkeit  
  Ein*e Moderator*in sollte klar und deutlich sprechen, ein souveränes Auftreten an den Tag legen und mit allen Beteiligten auf Augenhöhe kommunizieren. Er*sie ist besonders aufmerksam, hebt Gesprächsfäden wieder auf, stellt gezielte Nachfragen und macht Konflikte transparent. Selbst komplexe Themen erklärt er*sie so, dass sie für alle verständlich sind.  

• Organisationstalent 
  Der*die Moderator*in behält während des gesamten Meetings das Steuer in der Hand. Er*sie leitet das Team strukturiert an und unterstützt es dabei, durch das Angebot verschiedener Methoden und Techniken, zu einem Ergebnis zu gelangen.  

• Konfliktlösung 
  In der Moderation können Konflikte konkret angegangen werden. Häufig werden Konflikte auch erst im Rahmen einer anderen Problemstellung präsent. Hier liegt es an dem*der Moderator*in, das positive Klima der Gruppe zu wahren. Fingerspitzengefühl und Verhandlungskompetenz ermöglichen ihm*ihr, die Gruppe zu einer Lösung oder einem Kompromiss zu führen.  

• Fähigkeit zu Vermitteln
  Ziel des*der Moderator*in ist es, dem Team ein positives Gefühl zu geben und ein angenehmes Klima zu schaffen. Dazu übernimmt er*sie die Rolle des*der neutralen Vermittlers*in in der Gruppe. Er*sie versucht jede Perspektive nachzuvollziehen, um das Gespräch möglichst inklusiv und positiv zu gestalten. 

Die Grundregeln der Moderation 

Eine professionelle Moderation im Arbeitsleben passt sich den individuellen Gegebenheiten und Anforderungen der Situation an. Dennoch existieren einige Grundregeln, die in jeder Moderation beachtet werden sollten: 

• Neutralität wahren 
  Die wichtigste Eigenschaft des*der Moderator*in ist Neutralität. Er*sie sollte sich inhaltlich möglichst zurückhalten und sich lediglich durch gezielte Nachfragen in die Diskussion einbringen. Ebenso sollte er*sie sich nicht auf eine Seite stellen. Stattdessen macht er*sie Kompromissvorschläge und versucht das Team zu einer gemeinsamen Lösung zu bewegen.  

• Safe Space aufbauen 
  Dank seiner*ihrer Kommunikationskompetenz schafft der*die Moderator*in im Rahmen einer Vorstellungsrunde einen sicheren Raum für alle Teilnehmenden. Er*sie sorgt mit verschiedenen methodischen Ansätzen dafür, dass sich jedes Teammitglied in die Diskussion einbringen kann. Er*sie begegnet der gesamten Gruppe auf Augenhöhe und schafft ein freundliches und lockeres Gesprächsklima.  

• Spielregeln etablieren 
  Am Anfang einer Moderation stellt der*die Moderator*in der Gruppe die Spielregeln vor. Dabei handelt es sich um Vereinbarungen zum Gesprächsablauf und konkrete Arbeitsansprüche. Gemeinsam wird die zunächst grobe Liste des*der Moderators*in durch Einbringungen des Teams ergänzt. Die Spielregeln werden bestenfalls auf einem Whiteboard oder Plakat festgehalten und über den gesamten Prozess für alle sichtbar im Raum platziert.  

• Zeitplan einhalten 
  Der Zeitplan für eine Moderation wird im Voraus durch den*die Moderator*in erstellt. Er*sie plant ausreichend Zeit für jede Phase des Moderationsprozesses sowie zusätzliche Puffer-Zeiten ein. Zu Beginn der Moderation wird der Zeitplan der Gruppe vorgestellt. Während der Moderation behält der*die Moderator*in nicht nur die einhaltung der Time-Boxes und die zeitliche Planung im Blick, sondern sorgt auch für gleichmäßig verteilte Redezeiten der jeweiligen Teilnehmer*innen.  

• Diskussion anregen 
  Mit offenen Fragestellungen bringt der*die Moderator*in die Diskussion in Gang. Ziel der Moderation ist es, der gestarteten Diskussion eine Richtung zu geben und sie auf diesem Weg zu halten. Schweift die Gruppe ab, fängt der*die Moderator*in sie wieder ein und hält sie mit Hilfe verschiedener Kommunikationstechniken auf Kurs.  

• Kompromisse anbieten 
  In den seltensten Fällen gibt es einfache Antworten oder Lösungen auf komplexe Probleme. Deshalb ist der Lösungsweg häufig geprägt von hitzigen Diskussionen und unterschiedlichen Ansätzen. Der*die Moderator*in bietet der Gruppe Kompromissvorschläge an, ohne dabei Stellung zu beziehen. Er*sie wendet Techniken an, um einen Perspektivwechsel der Teilnehmenden zu erzeugen. Ziel ist es, eine Lösung zu finden, mit der der Großteil des Teams zufrieden ist.  

Der typische Ablauf einer Moderation 

Eine Moderation ist ein tolles Mittel, um Meetings und Besprechungen effizient und reibungslos zu gestalten. Eine Moderation durchläuft dabei immer folgende sechs Schritte:  

1. Vorbereitung und Auftragsklärung
   Im Vorherein klärt der*die Moderator*in mit dem*der Auftraggeber*in den Auftrag und die Ziele der Moderation. Vor dem Treffen bereitet sich der*die Moderator*in auf die Moderation vor. Er*sie formuliert eine Einstiegsfrage, macht sich mit dem Unternehmen, den Meeting-Inhalten und den Teilnehmenden vertraut. Wenn nötig erstellt er*sie Materialien wie Karten oder Handouts und Präsentationen für die Moderation. 
2. Warm Up/Einstieg
   In dieser Phase stellt der*die Moderator*in zunächst sich selbst vor und macht sich mit der Gruppe vertraut. Mit Hilfe von Kommunikation auf Augenhöhe und einem offenen Auftreten schafft er*sie ein angenehmes und positives Gesprächsklima.
3. Sammeln von Informationen & Meinungen
   Der*die Moderator*in ermöglicht dem Team durch durchdachte und offene Fragen einen leichten Einstieg in das Thema. Die Teilnehmenden beantworten die Einstiegsfrage möglichst präzise und intuitiv. Im Anschluss folgen verschiedene Methoden (z. B. Kartenabfrage, Zurufabfrage, Zwei-Felder-Tafel) zur Sammlung von Informationen. Die Antworten werden in diesem Schritt gesammelt und festgehalten, jedoch noch nicht diskutiert.
4. Gezielte Bearbeitung des Themas
   In dieser Phase widmet sich das Team der Strukturierung der gesammelten Informationen und den daraus resultierenden Ergebnissen. Mit Hilfe eines Whiteboards oder Flipcharts werden die gesammelten Informationen geordnet und mit Überschriften versehen, um einen besseren Überblick zu erhalten. Gemeinsam werden Antworten und Ansätze diskutiert. Der*die Moderator*in achtet darauf, dass das Team nicht vom Thema abschweift. Er*sie frägt gezielt nach und bietet Kompromisse an, um zu einer zufriedenstellenden Lösung zu gelangen.
5. Ergebnis
   Hier werden die Ergebnisse der Diskussion zusammengetragen und besprochen. Gemeinsam wird ein Maßnahmenkatalog erstellt. Ziel des Katalogs ist es, die Ergebnisse in den Arbeitsalltag zu integrieren. In einer finalen Feedbackrunde besprechen alle Teilnehmenden den Verlauf, die positiven und negativen Facetten des Meetings. Auch dem*der Moderator*in wird ehrliches Feedback zu seiner*ihrer Arbeit gegeben.
6. Reflexion/Nachbereitung
   Im letzten Schritt bereitet der*die Moderator*in die Ergebnisse und den Maßnahmenkatalog in visueller Form für die Teilnehmenden des Meetings auf. Diese Materialien lässt er*sie dem Team für die weitere interne Arbeit zukommen.

Die beliebtesten Moderationstechniken 

Vorstellungsrunde 

In dieser ersten Phase der Moderation stellt zunächst der*die Moderator*in sich selbst und seine*ihre Vita vor. Im Anschluss stellt er*sie der Gruppe eine im Vorfeld formulierte Einstiegsfrage, die ihm*ihr hilft, die Gruppe besser kennenzulernen. Sind sich auch die Teilnehmenden fremd, unterstützt die Einstiegsfrage, dass sich alle miteinander vertraut machen. Diese wird von allen Teilnehmenden der Reihe nach in ein bis zwei Sätzen beantwortet. In der Vorstellungsrunde werden die Antworten der Gruppe nicht kommentiert oder diskutiert. Hierbei geht es um das gegenseitige Kennenlernen.

Erwartungsabfrage 

Ein gutes Beispiel für eine Erwartungsabfrage ist folgende Formulierung: „Was erhoffen Sie sich von diesem Austausch?“. Damit sammelt der*die Moderator*in die individuellen Anforderungen und Erwartungen an das Meeting und macht diese für alle sichtbar. Die Antworten werden auf einem Whiteboard oder einem Flipchart festgehalten. Am Ende des Treffens zieht das Team gemeinsam mit dem*der Moderator*in ein Resümee darüber, ob alle Erwartungen erfüllt wurden bzw. welche Probleme der Erfüllung im Weg standen.  

Spielregeln 

Der*die Moderator*in stellt zu Beginn eines Meetings Regeln und Vereinbarungen auf, an die sich alle Teilnehmenden halten müssen. Diese werden durch die Gruppe ergänzt, visuell festgehalten und für alle sichtbar im Raum platziert. Bei den Regeln handelt es sich zum einen methodischen Rahmen, in dem die Moderation abläuft. Zusätzlich werden Gesprächsregeln festgelegt. Häufig findet das auf spielerischer Ebene statt. Beispielsweise gibt ein*e Moderator*in zu Beginn des Meetings jedem*jeder Teilnehmer*in verschiedene Karten mit unterschiedlichen Funktionen. Es gibt eine „Bla Bla“-Karte, die immer dann gezogen werden kann, wenn das Gespräch vom Thema abkommt oder ein Teammitglied in einen Monolog verfällt. Umgekehrt gibt es auch eine Nachfrage-Karte, die dann gezückt wird, wenn ein Thema für ein Teammitglied nicht ausführlich genug behandelt wurde.  

Kartenabfrage 

Die wohl bekannteste und beliebteste Moderationsmethode ist die Kartenabfrage. Diese Methode dient dem Zweck, möglichst viele Informationen, Daten und Perspektiven zu sammeln. Dem Team wird eine Frage gestellt. Daraufhin hat jede*r Teilnehmende einen Moment Zeit, um die eigene Antwort auf einer Karteikarte zu notieren. Im Anschluss werden alle Informationen auf einem Whiteboard gesammelt und in eine logische Reihenfolge bzw. Struktur gebracht. Je nach Thema und Team kann die Kartenabfrage auch anonym statt-finden. Ist dies nicht der Fall, kann jede*r Teilnehmende die eigene Antwort mit wenigen Sätzen genauer erklären. Der*die Moderator*in entscheidet nach eigenem Ermessen, ob die Kartenabfrage unstrukturiert oder strukturiert (mit Zeit- und/oder Kartenlimits) stattfinden lässt. Besonders bei Zeitmangel und großen Vorhaben bietet sich die strukturierte Kartenabfrage an, um effizient viele Daten zu generieren. Unstrukturiert sollte dann gearbeitet werden, wenn Offenheit und Kreativität gefördert werden sollen. Großer Vorteil der Kartenabfrage ist, dass sich schweigsame Teilnehmende aktiv in die Diskussion einbringen und Vielredende ausgebremst werden.  

Zurufabfrage 

Die Alternative zur Kartenabfrage ist die Zurufabfrage. Dabei formuliert der*die Moderator*in die Frage auf einem Whiteboard oder einem Flipchart. Im Anschluss werden ihm*ihr die Antworten aus der Gruppe zugerufen. Diese Antworten werden ebenfalls unter der Frage visualisiert und wörtlich übernommen. Im Vergleich verläuft die Abfrage über Zuruf schneller als die Kartenabfrage. Hier besteht jedoch die Gefahr, dass Vielredende den größten Input liefern. Gleichzeitig kann es die Beteiligung des Teams hemmen, wenn einige Mitglieder ungern vor der Gruppe sprechen.   

Clustern 

Ist die Sammlung von Meinungen und Informationen abgeschlossen, werden die Daten geclustert. Das bedeutet, dass alle Antworten in eine sinnvolle Struktur gebracht werden. Dafür liest der*die Moderator*in die Antwort laut vor. Das Team sucht im Anschluss gemeinsam passende Überschriften und geeignete Themenblöcke für die jeweilige Antwort. Der*die Moderator*in bleibt hier neutral und lässt das Team entscheiden, welche Information wie strukturiert wird. Er*sie stellt lediglich Nachfragen, um Ergänzungen und zusätzliche Gedanken hervorzubringen.  

Maßnahmenkatalog 

Der Maßnahmenkatalog wird am Ende einer Moderation aufgestellt. Er beschreibt alle Ergebnisse der Diskussion und die aus ihnen resultierenden Maßnahmen. Gemeinsam wird über die Realisierung der Maßnahmen gesprochen und eventuell sogar bereits ein grober zeitlicher Rahmen dafür gesetzt. Der Maßnahmenkatalog wird im Nachgang von dem*der Moderator*in in Form eines Dokuments oder einer digitalen Präsentation visualisiert und an die Teilnehmer*innen übergeben.  

Vor- und Nachteile einer Moderation 

Vorteile einer Moderation

• Fördert eine respektvolle Diskussion
• Verhindert das Abdriften von Diskussionen in unproduktive Bereiche
• Schützt die Teilnehmer*innen vor Diskriminierung und Mobbing
• Fördert ein ausgewogenes Verhältnis zwischen verschiedenen Meinungen und Perspektiven
• Kann dabei helfen, die Diskussion auf das Thema zu konzentrieren

Nachteile einer Moderation

• Kann als Zensur oder Einschränkung der Meinungsfreiheit wahrgenommen werden
• Kann zu einer Einschränkung der Kreativität und Offenheit in der Diskussion führen

So gelingt es: Positive Erfahrungen mit Moderation 

Ob eine Moderation gelingt, hängt von mehreren Faktoren ab. Neben den Kompetenzen und Fähigkeiten des*der Moderators*in spielt besonders das Gesprächsklima eine wichtige Rolle. Ist diese Ausgangssituation nicht gegeben, helfen auch die modernsten Moderationstechniken nicht, eine gewinnbringende Diskussion anzuregen. Es ist die Aufgabe des*der Moderator*in, einen sicheren Raum für die Gruppe zu schaffen, im Vorfeld Konfliktherde zu identifizieren und diese aktiv aus dem Weg zu schaffen.

Zu Beginn eines Meetings stellt der*die Moderator*in allen Teilnehmenden die Regeln und Vereinbarungen vor und ergänzt diese durch individuelle Einbringungen. Die Spielregeln schaffen einen festen Rahmen, in dem sich die Diskussion bewegen kann. Nur unter diesen Bedingungen kann erfolgreich an einer Aufgabe oder einem Problem gearbeitet werden.  

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