Glossar

Besonders bei langfristigen und umfangreichen Projekten bietet sich die Verwendung eines Lastenhefts an, um den Überblick zu behalten. Das Lastenheft wird von dem*der Auftraggeber*in erstellt und beschreibt die Anforderungen und Wünsche für das Projekt. Es wird möglichst genau beschrieben, was entwickelt oder produziert werden soll.

Mit einem Lastenheft bekommt der*die Auftragnehmer*in ein präzises Verständnis von den Vorstellungen des*der Auftraggeber*in und kann bei der Erstellung des Pflichtenhefts auf diese eingehen. Lastenheft und Pflichtenheft dienen dem gleichen Ziel: Übersichtlichkeit über den Projektverlauf herstellen. Im Gegensatz zum Lastenheft wird das Pflichtenheft von dem*der Auftragnehmer*in verfasst. Es beinhaltet eine möglichst konkrete Beschreibung, wie und womit die Umsetzung stattfinden wird. Erst wenn das Pflichtenheft von dem*der Auftraggeber*in akzeptiert wurde, kann mit dem Projekt begonnen werden.

Was gehört in ein Lastenheft?

Das Lastenheft beschreibt die genauen Anforderungen des*der Auftraggeber*in an die Leistungen des*der Auftragnehmer*in. Hier wird formuliert, was sich der*die Auftraggeber*in von dem Projekt erhofft. Die Anforderungen sollten so allgemein wie möglich und so konkret wie nötig beschrieben werden. Damit wird dem*der Auftragnehmer*in in der Umsetzungsgestaltung nicht zu stark eingeschränkt und behält ein wenig kreativen Spielraum in der Planung.

Wer erstellt ein Lastenheft?

Das Lastenheft wird immer von dem*der Auftraggeber*in erstellt. Er*sie skizziert dabei seine*ihre Vorstellungen vom Endprodukt, wie auch die Wünsche zum zeitlichen und finanziellen Ablauf des Projekts. Ein Lastenheft kann mit einer detaillierten Leistungsbeschreibung gleichgesetzt werden.

Wie und wann erstellt man ein Lastenheft?

Die Verwendung eines Lastenhefts (und Pflichtenhefts) bietet sich vor allem bei zeitaufwendigen und umfangreichen Projekten an. Es schafft bereits vor Beginn des Projekts Klarheit über die Vorstellungen des*der Auftraggeber*in, den Wünsche und Anforderungen. Im Rahmen einer Ausschreibung kann das Lastenheft als Leistungsbeschreibung verwendet und an mehrere (potenzielle) Auftragnehmer*innen übergeben werden. Diese erstellen daraufhin ihre individuellen Angebote mit ausformulierten und möglichst konkreten Pflichtenheften. Der*die Auftraggeber*in wählt im Anschluss das überzeugendste Angebot aus und vergibt den Auftrag.

Beispiel: Typische Gliederung eines Lastenhefts

Die inhaltliche Struktur eines Lastenheftes ist immer individuell. Jede*r Auftraggeber*in misst verschiedenen Inhalten eine unterschiedliche Bedeutung zu. Dennoch finden sich einige Angaben in den meisten Lastenheften wieder. Die folgende beispielhafte Gliederung beinhaltet die wichtigsten Daten und Fakten eines Lastenhefts:

1. Einführung
   Titel des Projekts & (Kontakt-)Informationen des*der Auftraggeber*in
2. Aktueller Ist-Zustand 
   Detaillierte Beschreibung der Ausgangssituation & des Geschäftsumfelds, sowie beteiligter Personen oder Abteilungen
   - Anlass & Gründe
   - Problem- oder Aufgabenstellung
3. Gewünschter Soll-Zustand 
   Allgemeine Beschreibung der Anforderungen an das Projekt, bestenfalls unterteilt in Soll-, Muss- und Kann-Anforderungen
   - Gewünschtes Ergebnis
   - Gewünschte Merkmale & Funktionen der Lösung
   - Technische Parameter & Schnittstellen
4. Rand- & Rahmenbedingungen 
   Präzise Beschreibung aller zusätzlichen Informationen, die für potenzielle Auftragnehmer*innen essenziell sind; Eingrenzung des Projekts durch verschiedene Rahmen
   - Zeitliche & finanzielle Eingrenzung
   - Technische Rahmenbedingungen
   - Rechtliche Randbedingungen
   - Organisatorische Bedingungen & Ansprechpartner*innen
   - Vertragliche Bedingungen
   - Anforderungen an Auftragnehmer*in (bspw. örtliche Nähe)

Tipps: Darauf sollte man beim Erstellen eines Lastenhefts achten

Ein Lastenheft ist die Zusammenfassung der wirtschaftlichen, technischen und organisatorischen Anforderungen eines*einer Auftraggeber*in an ein Projekt. Bei der Erstellung steht Sorgfalt an erster Stelle, denn fehlerhafte Informationen im Lastenheft führen garantiert zu Problemen und Misserfolgen im Projektverlauf. In ein Lastenheft gehören die wichtigsten Informationen zum Ist-Zustand wie auch zum gewünschten Soll-Zustand. Die Anforderungen sollten dabei möglichst allgemein und nicht zu konkret formuliert werden, um dem*der Auftragnehmer*in Spielraum in der Umsetzung zu geben. Zudem darf nicht vergessen werden, dass sowohl Lastenheft als auch Pflichtenheft in der finalen Version von Auftraggeber*in und Auftragnehmer*in unterschrieben werden. Mit der Unterschrift wird abgesichert, dass alle Parteien mit dem Projektplan einverstanden sind.