Glossar

Die Kanban-Methode dient der Visualisierung von Prozessen und ermöglicht bei Projekten Agilität im Team. Durch das Sichtbarmachen des Workflows können mögliche Probleme schnell erkannt und einfacher aus dem Weg geräumt werden. Arbeitsabläufe werden fortlaufend optimiert, um gesetzte Ziele effizienter zu erreichen. Die Management-Methode wird in zahlreichen unterschiedlichen Branchen und Projekten angewendet.

Herkunft der Methode

Das Wort Kanban stammt aus dem Japanischen und bedeutet übersetzt so viel wie „visuelles Signal“. Ursprünglich für die Fertigungsindustrie entwickelt, wurde Kanban im Anschluss von vielen Softwareentwickler*innen für ihre agile Arbeit genutzt. In kürzester Zeit verbreitete sich die Kanban-Methode über zahlreiche Branchen und findet heute überall dort Anwendung, wo prozessorientiert, flexibel und proaktiv gearbeitet wird.

Die 5 Kernpraktiken der Kanban-Methode

Die Kanban-Methode stützt sich in ihrem Verfahren auf fünf Kernpraktiken, welche hier genauer erläutert werden. 

1. Das Vorhaben visualisieren
   Das Visualisieren der benötigten Prozesse eines Projektes ist eines der wichtigsten Elemente des Kanban-Systems. Mithilfe eines Kanban-Boards werden nicht nur die verschiedenen Schritte des Workflows, sondern auch die einzelnen Aufgaben innerhalb der Schritte dargestellt. Einhergehend mit der Visualisierung des Prozesses werden auch Vereinbarungen über Arbeitsweisen getroffen und auf dem Board festgehalten. In diesem Rahmen werden Bedingungen definiert, welche erfüllt werden müssen, um von einem Prozessschritt zum nächsten zu wechseln. Zusätzlich werden Zuständigkeiten, Aufwände und Abhängigkeiten geklärt und beleuchtet.
2. Den Work in Progress (WiP) eingrenzen
   Alle Aufgaben, mit denen ein Team während eines Prozesses gleichzeitig beschäftigt ist, werden bei der Kanban-Methode Work in Progress genannt. Im klassischen Arbeitssystem werden neue Aufgaben von außen nach innen weitergegeben (Push-System). Die Mitarbeiter*innen priorisieren ihre Aufgaben zwar meist selbst, arbeiten aber dennoch häufig zeitgleich an zahlreichen Vorhaben und Arbeitselementen. Dies führt nicht selten zur Überforderung der Mitarbeitenden. Wichtige Aufgaben bleiben liegen oder werden unnötig herausgezögert. Um dieser Problematik entgegenzuwirken, stützt sich die Kanban-Methode auf das Pull-System. Dafür wird der Work in Progress von vorneherein eingegrenzt. Es wird eine maximale Grenze für Aufgaben in einer Stufe geschaffen. So kann sichergestellt werden, dass neue Aufgaben nur dann in die Stufe gezogen werden, wenn auch wirklich Kapazitäten dafür frei sind. Durch diese Kernpraktik werden Blockaden und Problembereiche im Arbeitsablauf schnell sichtbar gemacht und können zielgerichtet aus dem Weg geräumt werden. Bei der Eingrenzung des WiP ist dennoch Vorsicht geboten. Denn wird der WiP zu stark oder an den falschen Stellen eingegrenzt, kann dies zu großen Verschwendungen und damit zu Verlusten für das Unternehmen führen.
3. Den Arbeitsfluss steuern
   Bei dieser Praktik geht es nicht darum, Mikromanagement beim eigenen Team zu betreiben. Hier sollen nämlich nicht die Menschen, sondern die Abläufe verwaltet werden. Das Hauptziel der Kanban-Methode ist ein reibungsloser und nachhaltiger Ablauf eines Prozesses oder Projektes. Im besten Fall bleiben die Karten auf dem Kanban-Board ständig in Bewegung. Hier wird die Durchlaufzeit gemessen und weiter an den Abläufen optimiert.
4. Die Prozessregeln definieren
   Gemeinsam mit allen Mitarbeitenden werden die Regeln für den Prozess definiert und festgelegt. Durch das Aussprechen der Erwartungen und die gemeinsame Vereinbarung über den Ablauf der Zusammenarbeit wird sichergestellt, dass das ganze Team am gleichen Strang zieht. Um die Arbeitsabläufe bestmöglich zu optimieren, können in der Kanban-Methode Vereinbarungen über WiP-Grenzen oder eine maximale Anzahl an Mitarbeitenden pro Prozessschritt getroffen werden. Aber auch spezifischere Dinge wie Arbeitsabläufe oder der Umgang mit freien Kapazitäten können hier geregelt werden. Ziel sollte es immer sein, die Selbstorganisation der Teammitglieder zu unterstützen.
5. Regelmäßige Feedbackschleifen festlegen
   Die finale und eventuell auch wichtigste Kernpraktik der Kanban-Methode ist die routinierte Verwendung von Feedbackschleifen. Mithilfe von Feedbackgesprächen (in der Kanban-Methode auch Kanban Kadenzen genannt) können Organisationen ihre Arbeitsweise immer weiter optimieren und sich schnell und agil an neue Gegebenheiten oder potenzielle Änderungen anpassen. Neben den internen Feedbackschleifen innerhalb eines Teams zur Verbesserung des Workflows sieht die Kanban-Methode auch Kadenzen mit Fokus auf Dienstleistungen vor. Hier gibt es zahlreiche Arten von Meetings: Vom täglichen Kanban Meeting (vergleichbar mit dem Daily Scrum) über Strategy Review oder Operation Review Meetings bis hin zum Replenishment Meeting. Dabei besteht in der Kanban-Methode keine Verpflichtung, jedes Meeting durchführen zu müssen. Häufig ergeben sich die Themen der einzelnen Kadenzen automatisch in anderen Meetings oder werden bereits im täglichen Kanban Meeting angesprochen.

Agil arbeiten mit der Kanban-Methode

Mit der Kanban-Methode können Veränderungsprozesse in Unternehmen und Organisationen angestoßen werden. Die Methode dient als Management-Tool zu Optimierung agiler Arbeitsabläufe und sorgt für eine erhöhte Anpassungsfähigkeit an potenzielle Änderungen. Agilität wird ein immer wichtigeres Element moderner Firmen. Denn nur wer sich proaktiv an veränderte Gegebenheiten anpassen kann, wird auf Dauer erfolgreich bleiben.

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