Glossar

Als Benchmarking bezeichnet man ein Management-Instrument, mit dem bestimmte Werte, Produkte, Prozesse oder Techniken des eigenen Unternehmens kontinuierlich mit festen Standardwerten oder Daten der Konkurrenz verglichen werden.

Woher kommt der Begriff Benchmark?

Der Begriff Benchmark setzt sich aus den beiden englischen Wörtern bench (auf Deutsch: Sitz-/Werkbank) und mark (auf Deutsch: Zeichen, Markierung) zusammen. Ursprünglich bezeichnete eine Benchmark eine Kerbe in der Werkbank eines Handwerkenden, welche als Messeinheit für sein Werkstück diente. Heute wird der Begriff vor allem im Projektmanagement verwendet.

Was macht ein Benchmark?

Ein Benchmark dient als einmaliger oder langfristiger Vergleichswert. Benchmarking versucht zu bestimmen, welche Unterschiede zu den im Vorfeld festgelegten Standardwerten oder Konkurrenzdaten bestehen, warum diese bestehen und welches Verbesserungspotenzial sich daraus ergibt.

Was ist das Ziel von Benchmarking?

Die Ziele eines Benchmarking sind vielfältig, jedoch sollen grundsätzlich Leistungslücken erkannt und geschlossen werden. Um Klarheit über die angestrebten Ergebnisse zu erhalten, muss zunächst zwischen internem und externem Benchmarking unterschieden werden.

• Ziel des internen Benchmarkings

Diese Form des Benchmarkings sieht vor, die internen Prozesse und Abläufe des eigenen Unternehmens zu optimieren. Dafür können beispielsweise Werte wie Arbeitszeiten zweier Abteilungen miteinander verglichen werden oder auch ein Vergleich des generierten Umsatzes innerhalb zweier unterschiedlicher Zeiträume. Häufig wird dieses Instrument zum Vergleich ähnlicher Prozesse innerhalb des Unternehmens eingesetzt. Im Vergleichsprozess werden Probleme identifiziert und Lösungsansätze gesammelt. Ziel des internen Benchmarkings ist eine Qualitätsverbesserung in alltäglichen Arbeitsabläufen.

• Ziel des externen Benchmarkings

Externes Benchmarking dient als Instrument der Wettbewerbsanalyse. Hierbei wird das eigene Unternehmen entweder mit direkten Konkurrenten verglichen (kompetitives Benchmarking) oder es schließt sich mit ähnlichen, jedoch nicht konkurrierenden Unternehmen zusammen, um einander durch den freiwilligen Vergleich und die Weitergabe von Wissen und Daten zu unterstützen (funktionales Benchmarking).

Wie ermittelt man einen Benchmark?

Benchmarking kann in jedem Unternehmensbereich sinnvoll sein. Man sollte nicht ausschließlich starr nach vorne schauen, sondern auch die Konkurrenz im Blick haben. Nur so behält man den Überblick und kann das eigene Unternehmen weiter optimieren. Der Prozess des Benchmarkings ist bei jedem Unternehmen und Ziel ganz individuell, läuft jedoch immer nach denselben Schritten ab:

1. Planung
   Im ersten Schritt wird festgelegt, welche Objekte oder Werte des Unternehmens verglichen werden sollen. Dabei sollte die Problemstellung möglichst präzise und genau formuliert werden. Zusätzlich werden die Vergleichswerte oder -unternehmen bestimmt. Besonderer Fokus ist hierbei auf die Ähnlichkeiten und Unterschiede der Werte oder Unternehmen zu legen, um eine Vergleichbarkeit zu gewährleisten.
2. Datensammlung
   Im Anschluss werden Daten generiert. Bei externem Benchmarking werden Best Practice Beispiele anderer Unternehmen gesucht, um das eigene Unternehmen mit positiven Vorbildern vergleichen zu können. Die Datengenerierung stellt hier teilweise ein Hindernis dar, da die Konkurrenz nicht alle interessanten Daten an die Öffentlichkeit gibt. Durch eine ausführliche Recherche in Datenbanken und über Anfragen bei Handelskammern können jedoch meist ausreichend Daten beschafft werden. Bei internem Benchmarking ist die Datengenerierung relativ simpel, da sie aus dem eigenen Unternehmen stammen.
3. Analyse
   Aus den gewonnenen Daten werden im externen Benchmarking nun die Strategien der Vergleichsunternehmen herausgearbeitet. Es werden Gründe herausgearbeitet und analysiert, welche Prozesse und Abläufe bei konkurrierenden Unternehmen besser funktionieren. Im Anschluss werden diese Erkenntnisse in einem konkreten Maßnahmenkatalog zusammengefasst. Um beim internem Benchmarking das Verbesserungspotenzial zu bestimmen, werden die Daten verschiedener Abteilungen oder Zeiträume miteinander verglichen.
4. Implementierung
   Im finalen Schritt des Benchmarkings werden die erarbeiteten Maßnahmen schrittweise im eigenen Unternehmen umgesetzt und übernommen. Wichtig ist hier, dass Abläufe aus anderen Firmen nicht immer unverändert implementiert werden können. Was bei einem Unternehmen funktioniert, muss nicht bei allen klappen. Regelmäßige Kontrollen der neu geschaffenen Prozesse und Abläufe sind daher essenziell, um den Erfolg des Benchmarkings zu ermöglichen.

Benchmarking im Projektmanagement

Wer im Projektmanagement arbeitet, hat regelmäßig mit verschiedenen Benchmarks zu tun. Der Vergleich bestimmter Prozesse im Projekt oder auch verschiedener Projekte miteinander bietet die Chance, schneller und leichter zum gewünschten Ergebnis zu gelangen. Mit klug gesetzten Benchmarks lassen sich auch Erfolge besser messen und überprüfen. Wichtig ist hier vor allem die richtige Einordnung der Erkenntnisse des Benchmarkings. Es ist nicht das Ziel, ein anderes Projekt oder Unternehmen zu imitieren und stumpf deren Abläufe zu kopieren. Stattdessen sollte der Anspruch sein, die Prozesse der Konkurrenz nachzuvollziehen und zu verstehen. Erst im Anschluss kann geprüft werden, ob diese Vorgehensweise auch für das eigene Projekt oder Unternehmen sinnvoll ist

Vor- und Nachteile von Benchmarks

Aspekt Lernen

Vorteile: Ermöglicht Lernen von Best Practices anderer Unternehmen
Nachteile: Nicht immer anwendbar auf die eigene Organisation

Aspekt Verbesserung

Vorteile: Kann zur Verbesserung von Prozessen und Leistungen beitragen
Nachteile: Kann zu Frustration führen, wenn Ziele nicht erreicht werden

Aspekt Innovation

Vorteile: Kann als Inspirationsquelle für neue Ideen und Innovationen dienen
Nachteile: Kann zu einer Fixierung auf den Wettbewerb führen, Vernachlässigung des internen Ideenmanagements

Aspekt Kund*innenorientierung

Vorteile: Kann zur Verbesserung der Kund*innenzufriedenheit beitragen
Nachteile: Kann zu einem Verlust des Fokus auf die eigenen Kund*innen führen

Aspekt Kosten

Vorteile: Kann zur Reduktion von Kosten beitragen
Nachteile: Kann zu einem erhöhten Fokus auf Kosteneinsparungen führen

Aspekt Datenerhebung

Vorteile: Kann Klarheit über eigene Daten schaffen
Nachteile: Kann zu einem Verlust von Wettbewerbsvorteilen führen, wenn Daten geteilt werden und hoher Aufwand der Datenerhebung

Aspekt Vergleichbarkeit

Vorteile: Kann Klarheit über eigene Kennzahlen und Messgrößen schaffen
Nachteile: Schwierigkeiten bei der Vergleichbarkeit von Daten zwischen Unternehmen und kann zu einer Fixierung auf Kennzahlen und Messgrößen führen

Aspekt Strategie

Vorteile: Kann neue Impulse für die eigene Strategie geben
Nachteile: Kann zu einer Kopie der Strategien anderer Unternehmen führen

Zu beachten ist jedoch, dass die Vor- und Nachteile von Benchmarking je nach Organisation und Kontext variieren können und dass eine sorgfältige Abwägung der potenziellen Risiken und Vorteile vor der Implementierung des Benchmarking notwendig ist.