Mehr als nur „BLABLA“– Erfolgsfaktoren der Projektkommunikation

Projektkommunikation ist nur oberflächliches „Blabla“. Ein Vorurteil, das sich im Projektgeschäft hartnäckig hält. Und mich persönlich langweilt. Ich sage allen Kritikern und Nörglern: Nein. Projektkommunikation ist so viel mehr.

Was glauben Sie, sind die Hauptgründe für den Misserfolg von Projekten? Würden wir eine branchenunabhängige Umfrage unter Projektmanagern und Projektleitern starten, wäre der Punkt „Mangelnde oder schlechte Kommunikation“ unter den Spitzenreitern. Für mich nicht überraschend. Eine von der Gesellschaft für Projektmanagement (GPM) veröffentlichte Studie aus dem Jahr 2008 bestätigt dies. Über 60% Prozent der Befragten machen eine schlechte Kommunikation für das Scheitern von Projekten verantwortlich. Auch in einer Studie von Katja Nagel (2012) bestätigen 85% der Projektleiter, dass sie Kommunikation für den Projekterfolg als wichtig erachten.

Dabei stellen Trends im Arbeitsleben die Projektmanager vor neue Herausforderungen. Wir haben es mit einer stetig steigenden Projektorientierung in Unternehmen zu tun, die ein hohes Maß an Flexibilität, Dynamik, Vielfalt der Arbeitsformen und Vernetzung fordert. Statische und strukturierte Organisationsformen werden nun virtuell und temporär. Das hat auch Auswirkungen auf die Projektkommunikation. Verschrien als netter „Smalltalk“ wird das Potenzial und die Notwendigkeit der Projektkommunikation oftmals nicht erkannt oder unterschätzt. Dabei ist es viel mehr als nur das Schreiben von ein paar „netten E-Mails“ – ja, auch das habe ich schon so gehört…
Professor Ralf Reichenwald (2012) von der TU München bringt es auf den Punkt:
„Kommunikation ist auch Führung – und Führung ist der größte Teil der Arbeit im Projektmanagement. Insofern ist Projektkommunikation ein zentraler Erfolgsfaktor im Projektmanagement.“
Basierend auf meiner Berufserfahrung möchte ich Ihnen folgende Tipps auf den Weg geben, mit denen Sie Ihre Projektkommunikation erfolgreicher gestalten:

1. Das Kommunikationskonzept – planen Sie rechtzeitig!

Jede professionelle Projektkommunikation beginnt mit einem Kommunikationskonzept. Es ist Ihre Bibel, was die Planung und Durchführung von Kommunikationsmaßnahmen angeht. Aber bitte rechtzeitig! Gut durchdachte Maßnahmen brauchen Vorlauf.
Das Kommunikationskonzept dokumentiert im Grunde den Projekthintergrund, die Ziele und die Kommunikationsmaßnahmen im Projekt. Auf Detailebene werden Zielgruppen definiert, Ziele festgelegt, Kernaussagen bestimmt, Kommunikationskanäle gewählt und der Budgetrahmen fixiert. Um dies visuell und transparent darzustellen, setzen Sie eine Kommunikationsmatrix auf, in der Sie festhalten, mit welcher Zielgruppe zu welchem Zeitpunkt und über welchen Kanal kommuniziert werden soll. Des Weiteren wird im Kommunikationskonzept in Abhängigkeit zur jeweiligen Projektphase festgehalten, wie die projektinterne Kommunikation im Team abläuft: Wann finden Jour-Fixe statt? Welche Kommunikationswege werden etabliert? Wann werden Workshops gehalten?
Ein Projektleiter bzw. der Kommunikationsverantwortliche im Projekt muss ein Gespür für relevante Themen und Informationsbedürfnisse entwickeln.

2. Die Stakeholder – machen Sie aus Betroffenen Beteiligte!

Den Stakeholdern kommt im Projekt eine große Bedeutung zu, sodass ich ihnen seperat Beachtung schenken möchte. Wer ein Projekt erfolgreich leiten möchte, muss sich bewusst werden, welche Personen (neben dem eigenen Projektteam) noch am Projekt beteiligt sind.
Stakeholder sind interne und externe Personen(gruppen), die vom Projekt gegewärtig oder in Zukunft direkt oder indirekt betroffen sind. Eine Methode, wie Sie diese ermitteln können, ist die Stakeholderanalyse. Ziel der Stakeholderanalyse ist es, zu erfahren, welche Personen sowohl positiv als auch negativ auf das Projekt einwirken können. Personen und Gruppen werden anhand ihrer Werte, Einflüsse und Vorstellungen kategorisiert und bewertet. So kann ermittelt werden: Wer sind meine Befürworter? Wer sind meine mächtigsten Kritiker? Auf diese Art kann beispielsweise Herr Schmidt, ein negativ eingestellter Schnittstellenpartner, besonders sorgfältig informiert und ins Boot geholt werden. Eine Stakeholderanalyse ist die Grundlage für eine maßgeschneiderte, zielgruppenspezifische Projektkommunikation.

3. Das Projektmarketing – geben Sie Ihrem Projekt ein Gesicht!

Ganz nach dem Motto „Wer nicht wirbt, der stirbt“ braucht auch ein Projekt ein überzeugendes Marketing. Bewerben Sie ihr Projekt – innerhalb des Projektteams, des Unternehmens oder gegebenenfalls in der Öffentlichkeit! Wie geht das?

• Geben Sie Ihrem Projekt einen eingängigen Namen. Besonders gut eigenen sich Akronyme oder Wortzusammensetzungen. Aus „Privat-Kommunale-Synergie-Projekte“ wird zum Beispiel „PKSP“. Ihrer Kreativität sind dabei keine Grenzen gesetzt.
• Lassen Sie ein Projekt-Logo bzw. ein Key Visual gestalten. Da ein Bild oftmals mehr sagt als tausend Worte, können Sie so die Projektinhalte in eine einzige Visualisierung packen. Trockenen Inhalten kann somit Leben eingehaucht werden. Hierbei gilt: Je einfacher die Darstellung desto besser.
• Das Projektlogo können Sie auf alle Präsentationen, Give aways oder Entscheidungsvorlagen einbinden. Somit eignet sich das Projektlogo hervorragend als Identifikation aller Beteiligten mit dem Projekt. Ich bitte Sie aber eindringlich sich über eine Agentur oder einen Dienstleister professionelle Unterstützung zu holen! Dilettanisch anmutende Grafik-Erstlingswerke wirken schnell unprofessionell und verfehlen ihr Ziel.
• Geben Sie Ihrem Projekt ein positives Image. Durch Beiträge in der Mitarbeiterzeitschrift, im Intranet oder auf Mitarbeiterforen können Sie Ihr Projekt promoten und Akzeptanz für die Projektziele schaffen.

4. Die zwischenmenschliche Kommunikation – arbeiten Sie an Ihren Softskills!

Da gerade in Projekten eine gelungene Teamarbeit der Schlüssel zum Erfolg ist, gehören grundlegende Kenntnisse der zwischenmenschlichen Kommunikation zur Grundausstattung eines jeden Projektleiters. Eine schlechte Kommunikation zwischen Projektleiter und Projektmitgliedern kann zu Missverständnissen führen und die Beziehung aller Parteien belasten.

In diesem Zusammenhang möchte ich Ihnen besonders ans Herz legen:

• Verbale und nonverbale Kommunikation gehen Hand in Hand. Vergessen Sie bitte nicht, dass Sie auch mit Ihrer nonverbalen Kommunikation Signale senden. Keine Antwort ist übrigens auch eine Antwort.
• Hören Sie Ihrem Team zu! Kommunikation geht nicht nur top-down.
• Formulieren Sie Ihre Aussagen klar und verständlich.
• Sprechen Sie unangenehme Themen an. Nur so lassen sich Konflikte aus der Welt schaffen.
• Geben Sie wertschätzendes Feedback. Lob und konstruktive Kritik stärken die Zusammenarbeit und verbessern die Qualität der Arbeitsergebnisse.

Fazit

Die Kommunikation im Projekt ist eine herausfordernde, anspruchs-, vor allem aber verantwortungsvolle Aufgabe, die maßgeblich zum Projekterfolg beiträgt. Kommunikation ist der Treibstoff des Projekterfolgs! Eine Investition lohnt sich!

Literatur

• Nagel, Katja (2012): Professionelle Projektkommunikation: Mit sechs Fallbeispielen aus unterschiedlichen Branchen. Wien: Linde Verlag.