Arbeiten auf Distanz ist heute selbstverständlich – besonders in Projekten
Wir sind es gewohnt, uns in Sekundenschnelle Informationen von allen Ecken unseres Planeten zu besorgen. Ebenso ist es in der Arbeitswelt inzwischen selbstverständlich, miteinander zu arbeiten, ohne sich physisch zu treffen – beispielsweise über virtuelle Teams. Eine frühere Kollegin von mir wurde einst im Skilift in den Rocky Mountains von einem Mitfahrer beschimpft, ob sie nicht wenigstens im Urlaub das Handy ausmachen könne. Sie hatte bei der etwas längeren Fahrt einen Kundendeal abgeschlossen. Ihre Antwort war einfach und trocken: „You might be on vacation here, but for me it’s a normal business day”. Und fuhr fröhlich wedelnd ab.
Was sich in den letzten 20 Jahren langsam entwickelt hat, ist inzwischen eine Selbstverständlichkeit: Die Arbeit von allen Plätzen der Erde. Virtuelle Teams ermöglichen den Einsatz von Experten, unabhängig davon, wo sie ihren Arbeitsplatz haben. Ein weiterer Vorteil ist, dass Projekte auch dann durchgeführt werden können, wenn das Budget für Reisekosten beschränkt ist. Trotz all dieser Möglichkeiten ist das vernetzte Arbeiten nicht einfach. Oft fehlt etwas – kurz gesagt „die menschliche Nähe“. Mimik, Gestik und vieles mehr vermitteln uns einen umfassenden und für uns als soziale Wesen wesentlichen Eindruck, der das gesprochene (oder geschriebene) Wort um essentielle Informationen ergänzt. Darum gibt es sie immer noch: die Geschäftsreisen. Wir werden einfach nicht auf sie verzichten. Besonders wichtig ist der persönliche Kontakt, wenn man über einen längeren Zeitraum miteinander arbeitet und gemeinsam schwierige Aufgaben lösen möchte. Das Projektteam ist so ein organisatorisches aber eben auch soziales Konstrukt, das diesen Kriterien entspricht. Was also tun, wenn man über Standorte, Länder oder Kontinente verteilt zusammenarbeitet?
Die Tools sind da
Es gibt eine Rangfolge in der Effektivität von Kommunikationsmitteln, wenn es um das Arbeiten auf Distanz geht.
Post und Fax lassen wir mal weg.
E-Mail: Asynchron, universell etabliert, archivierbar: Immer gut. Der Informationsübertrag von E-Mails ist jedoch beschränkt, da die Formulierungen der Informationen und deren Interpretation sehr persönlichkeitsabhängig und kulturell geprägt sind.
Emotionen, Humor und weiterer Kontext? Sind nur mit Mühe zu übertragen. Da helfen auch keine Abkürzungen wie z. B. :-) und ;-) lol, rofl.
Messenger wie WhatsApp und andere: Asynchron mit einem Hang zur Synchronität, aber nicht universell verfügbar. Das bedeutet, man muss gemeinsam das selbe Tool nutzen können. Der Einsatz: Großartig für den organisatorischen Austausch im Team. Offene Messenger sind jedoch für geschäftlich relevante Informationen aus Datenschutzgründen tabu. Der Informationsübertrag ist noch eingeschränkter als bei der E-Mail. Da helfen auch die bunten Emoticons nicht.
Telefonkonferenzen: Synchron, universell etabliert. Besonders in größeren Gruppen anstrengend, aber ein Muss. Der Informationsübertrag ist weitaus höher als über schriftbasierte Kanäle.
Darüber, zwischen Telco und dem persönlichen Treffen, thront die Webkonferenz.
Webco ist die bessere Telco
Synchron, inzwischen weit verbreitet und vom Informationsübertrag durch Desktop-Sharing und Videos allen o.g. Kanälen weit überlegen. Leider ist die Webkonferenz nicht universell kompatibel. Ich selbst habe aus diesem Grund fünf verschiedene Programme im Einsatz, um mit den verschiedenen Ansprechpartnern zu kommunizieren. Aber es ist wahrscheinlich nur eine Frage der Zeit, bis es eine universelle Lösung gibt (oh, ich unverbesserlicher Optimist).
Die Auswahl des Kommunikationskanals muss sich zielorientiert nach dem Einsatzzweck richten. Ich schicke meiner Tochter auch keine E-Mail, wenn sie ihre Musik in ihrem Zimmer leiser machen soll. WhatsApp ist dafür besser. ;-) (Der Einsatz dieses Zeichens ist natürlich ironisch gemeint und die Ironie bezieht sich auf die oben unsäglich genannten ebensolche Zeichen. Das kommt aber im Text nicht so rüber – falscher Kanal eben.)
Projekte brauchen Kommunikation
Die Projektleiter unter den Lesern kennen das: Ein virtuelles Team zusammenzuhalten, zu motivieren und jedem mit seinen persönlichen Bedürfnissen gerecht zu werden, ist eine Herausforderung, die durch Distanz zusätzlich erschwert wird.
Die Kommunikation mit möglichst vielen Zusatzinformationen ist absolut wichtig für diesen Job. Das heißt, wann immer möglich: Webkonferenz MIT Video. Das Telefonat ist im Vergleich dazu wie Champagner aus Pappbechern.
Aber warum werden dann die meisten Webcos, denen ich beigewohnt habe, ohne Videos der Teilnehmer geführt?
Desktop Sharing reicht. Heißt es.
Video ist Spielerei. Heißt es.
Video ist auch technisch immer noch eine Herausforderung. Das stimmt leider.
Aber all das wird gern als Ausrede hergenommen.
Die Videos sind so viel mehr als Spielerei. Und ihr, ihr Projektleiter, ihr Moderatorinnen und Moderatoren von Webtreffen, ihr müsst die Bewegtbilder durchsetzen!
Die Leute müssen z. B. das Toolhandling, die richtige Beleuchtung für die Kamera, das Stillsitzen, Kämmen, Rasieren etc. üben. Aber man gewöhnt sich daran. Der Kampf um das Videobild der Teilnehmer lohnt sich, denn die Überlegenheit von Webkonferenzen mit Video gegenüber Telcos ist offensichtlich und belegbar.[1]
Nun nehmen wir an, Webkonferenzen sind eingeführt. Ist es das? Reicht das aus, um aus örtlich verteilten Mitarbeitern ein Team zu machen, wie wir es vom Schulhof kennen? Nein. Dazu braucht es noch mehr.
Virtuelle Teamführung braucht mehr als Webcos
Es gibt unzählige Bücher und Artikel, die beschreiben, wie man ein Projektteam zu einem „High-Performance-Team“ entwickeln kann. Einfach ist das nicht und es funktioniert auch nicht nach Kochrezept. Und noch viel schwieriger gestaltet sich die Aufgabe, wenn das Team auf Distanz zusammenarbeitet.
Ein virtuelles Team hat meist auch eine von Diversität geprägte Zusammensetzung. Zudem sind die Erfahrungen mit der Nutzung der besprochenen Kommunikationskanäle unterschiedlich.
Hier muss die Arbeit des Projektleiters angreifen. Auf Basis der unterschiedlichen Hintergründe bezüglich Kultur und Nutzung der Kommunikationsmedien, muss mit dem Projektteam eine gemeinsame und nur diesem Projekt eigene Projektkultur entwickelt werden. Line Jehle spricht dabei von „Purple Space“[2], also der farblichen Mischung der beteiligten Einzelkulturen.
Darüber hinaus müssen die Arbeitsabläufe so integriert werden, dass jedes Teammitglied seinen Anteil möglichst effizient beitragen kann. Das klingt sehr IT-lastig. Ist es zum Teil auch. Die IT-Lösungen sind jedoch im großen Kontext nur ein Hygienefaktor. Viel wichtiger und anspruchsvoller sind die Führungsarbeit der Projektleitung und das aktive Sich-Einbringen aller Projektbeteiligter mit viel Neugier auf die Anderen und einer hohen Toleranzschwelle. Die Auseinandersetzung miteinander im Team wiederum braucht Zeit. Aber nur so schafft man die Entwicklung hin zu einem erfolgreichen Team.
Viel Erfolg.
Literatur
- [1] HOFMANN, H./ KLEIN, T. / GÖLZ, A.: Virtuelle Teams – Kollaboration auf Distanz mit und ohne Video im Vergleich. Stuttgart: Fraunhofer Verlag. 2013 in einer Zusammenfassung hier: blogs.tu-braunschweig.de/gitz-webkonferenz/eine-seite/studie-des-fraunhofer-iao-hofmannkleingolz-2013/
- [2] Hildebrandt, Jehle, Meister: Closeness at a Distance. 2013
