Die Entwicklungen der letzten Tage haben gezeigt, dass durch das Coronavirus immer mehr Menschen aus dem Homeoffice heraus arbeiten und sich automatisch eine ganz neue Dynamik entwickelt. Die Herausforderung dabei ist, dass sich nicht alle gleich gut auf die Arbeit im Homeoffice vorbereitet fühlen oder gar schon ihre ersten Erfahrungen damit gemacht haben.
Wir möchten gerne unsere Erfahrung mit Euch teilen. Im Rahmen unserer Blogserie zum virtuellen Arbeiten stellt Euch Delia als zweiten Beitrag unsere vier Basic-Erfolgsfaktoren vor, die das Arbeiten aus dem Homeoffice heraus erheblich erleichtern.
4 Erfolgsfaktoren, die das Arbeiten im Homeoffice erheblich erleichtern
1. Arbeitsbereich: Viele von Euch haben zuhause sicherlich einen nicht so gut ausgestatteten Arbeitsplatz. Vielleicht habt Ihr auch gar keinen. Wozu auch? Der war ja immer im Büro. Es ist daher sinnvoll, sich im ersten Schritt einen festen Arbeitsbereich einzurichten und ihn – sofern kein Arbeitszimmer vorhanden ist – vom Wohnbereich zu trennen. Das hilft Euch, in einen Arbeitsmodus zu kommen und außerhalb der Arbeitszeiten die Arbeit aus dem Fokus zu rücken. Tisch und Stuhl sind hierbei die wohl wichtigsten Gegenstände. Achtet sowohl auf bequeme als auch ergonomische Möbelstücke. Um Euren Rücken zu schonen, richtet Euch einen Steharbeitsplatz ein. Hierfür eignet sich beispielsweise ein Bügelbrett. Es ist schnell auf- und abgebaut und sorgt für einen gesunden Mix aus stehen und sitzen.
Habt Ihr in Eurer Wohnung nicht genug Platz für einen Schreibtisch?
Dann funktioniert doch einfach Euren Esstisch zu Eurem Arbeitsplatz um. Wichtig hierbei ist, dass Ihr Euch auf eine Hälfte des Tisches beschränkt, Struktur und Ordnung über die Arbeitsutensilien behaltet und sie am Ende des Arbeitstages wegräumt und z. B. in einem Schrank verschwinden lasst. Das verschafft Klarheit und unterstütz eine strikte Trennung von Arbeit und Freizeit. Sorgt für Licht und eine freundliche Atmosphäre. Das steigert Eure Produktivität und beugt Konzentrationsschwächen vor. Nutzt die Chance, Euren Heimarbeitsbereich zu personalisieren (Bilder, Pflanzen, Deko). Was auf der Arbeit häufig nicht geht, kann hier für Gemütlichkeit sorgen.
2. Technische Ausstattung: In Punkto technische Ausstattung, achtet unbedingt darauf, Euren Körper zu schonen. Besorgt Euch einen externen Bildschirm, Tastatur, Maus und Headset und arbeitet nicht nur am Laptop. Verfügt Ihr nicht über eine solche Ausstattung, bieten viele Unternehmen aktuell an, dass man sich die entsprechenden technischen Geräte vom Arbeitgeber leiht. Nutzt dieses Angebot. Sprecht Euren Chef an.
Stellt unbedingt sicher, dass Ihr über alle arbeitsnotwendigen Geräte verfügt (Laptop, Ladegeräte, etc.) und Zugang zu den benötigten Systemen habt (VPN, Mails, etc.). Versucht die Internetverbindung stabil zu halten. Schaltet andere mit dem Internet verbundenen Geräte aus oder haltet die Bandbreite möglichst gering. Reduziert Internettelefonie und verschiebt Systemupdates auf einen späteren Zeitpunkt. Nutzt gleich zu Beginn ein paar Minuten, um Zugänge zu testen, bei Bedarf Fehler zu beheben oder Euch – falls notwendig – mit dem IT-Support in Verbindung zu setzen.
3. Struktur und Fokus: Eine gute Struktur gestaltet den Arbeitstag produktiv und lässt Euch leichter fokussieren.
- Vermeidet jegliche Ablenkungen. Legt die Fernbedienung, das private Handy oder auch den Wäscheberg – der uns konstant provoziert, die Hausarbeit zu erledigen – außer Reichweite.
- Teilt Euch Arbeitszeiten ein und erstellt einen Tagesplan. Durch den Entfall des Weges ins Büro und nach Hause, fehlt Euch neben der Fahrtzeit nun auch eine klare räumliche Trennung zwischen Arbeit und Freizeit. Eine Uhrzeit festzulegen, zu der Ihr Eure Arbeit beginnt und beendet, und diese an allen Tagen konsequent beizubehalten, hilft prima. Kommuniziert dieses Zeitfenster an Eure Teammitglieder und Arbeitskollegen, um Transparenz zu schaffen.
- Denkt an Eure Mittagspause. Legt Euch eine bestimmte Zeit fest, haltet diese ein und schaltet Eure Arbeitsgeräte währenddessen auf Stand-by. Sonst stellt Ihr häufig am Ende des Tages fest, dass Eure Mittagspause mal wieder Meetings und Absprachen weichen musste.
- Jogginghose? Nein, danke. Zieht auch hier eine klare Grenze zwischen Freizeit und Arbeitszeit. Wir sind nicht der Meinung, dass Ihr nun im Anzug oder Kostüm den Tag im Homeoffice verbringen sollt. Bequeme, aber bürotaugliche Kleidung wirkt sich positiv auf das Auftreten aus, führt zu einer professionellen Haltung und ist daher sehr zu empfehlen.
4. Atmosphäre: Ein zentraler Erfolgsfaktor ist das persönliche Wohlbefinden. Innerhalb des ersten Erfolgsfaktors „Arbeitsbereich“ haben wir bereits beschrieben, dass man über die persönliche Gestaltung des Heimarbeitsplatzes eine positive Atmosphäre erzeugt. Zudem kann man sich gut morgens bereits eine Karaffe mit Wasser und Konzentrations-Snacks am Platz zurechtlegen und verhindert so, dass man regelmäßig aufstehen und zum Kühlschrank gehen muss und aufs Neue von anderen Dingen abgelenkt wird. Der Gang zur Kaffeemaschine oder zum Teekocher kann natürlich als Aktivierung für Körper und Geist genutzt werden.
Nutzt außerdem die Gelegenheit und tretet in Kommunikation mit Euren Teammitgliedern oder Kollegen. Die Arbeit im Homeoffice und die aktuelle soziale Distanz kann einem schnell aufs Gemüt schlagen. Hier übertrumpft Telefonieren das Schreiben von E-Mails. Zum einen habt Ihr die Chance, Euch einfach mal nett auszutauschen und neue Sichtweisen und Perspektiven Eures inzwischen entfernten Gegenübers zu erfahren, zum anderen bewahrt Ihr Euch und andere auf diese Weise vor einer Überflutung durch einzelne Nachrichten und E-Mails.
Lasst uns gemeinsam versuchen, die Herausforderungen, die uns der neue Arbeitskontext liefert und denen nun viele im Homeoffice gegenüberstehen, als positiv zu betrachten. Okay, viele von Euch müssen sich sicherlich erst einmal dran gewöhnen und evtl. seid Ihr auch anfangs nicht so produktiv wie vorher im Büro. Das ist normal. Aber die neue Situation bringt so viel Potenzial mit sich und kann als große Chance in der Zukunft für mehr Flexibilität in Unternehmen genutzt werden.
Wir hoffen, dass Ihr mit diesen vier Erfolgsfaktoren die Zusammenarbeit auf Distanz erfolgreich gestalten könnt, Ihr neue Motivation schöpft und es Euch die Arbeit von zu Hause erleichtert.
