Erfolgreiche virtuelle Zusammenarbeit: Homeoffice-Knigge

Vergangene Woche ging der Großteil von uns noch wie gewohnt morgens ins Büro. Und heute? Sind wir fast alle ausnahmslos im Homeoffice. Nun gut, die aktuelle Coronavirus-Situation zwingt uns dazu. Aber wie schaffen wir es, zwischen Corona und Ausgangssperre, zwischen Haushalt und „Home“, das „Office“ im Blick zu behalten? Schnell wird klar: Ablenkungen lauern wirklich überall. Angefangen beim privaten Handy mit den neuesten Nachrichten und Social Media Posts oder dem Haushalt, der dank technischem Fortschritt durch dezentes Piepsen konstant auf sich aufmerksam macht. Oder hast Du vielleicht Kinder, die in diesen wirren Zeiten auch zu Hause im Home Schooling sind? Homeoffice endet dann schnell im „Home Chaossing“…

Der dritte Artikel aus unserer Blogreihe „virtuelle Zusammenarbeit“ soll Dir einige Tipps und Tricks zum Thema Selbstdisziplin und Struktur im Homeoffice an die Hand geben und Dich davor bewahren, dass Du nach kurzer Zeit vor einem Haufen unerledigter Aufgaben im „Home“ und im „Office“ stehst und überhaupt nicht mehr weißt, wo Du überhaupt anfangen sollst.

Über Selbstdisziplin und Struktur im Homeoffice

Seit vielen Jahren arbeite ich für TEAMWILLE ausschließlich im Homeoffice. Dabei habe ich für mich einfache Tipps und Tricks herausgefunden, die ich gern mit Dir teilen möchte. Wie kann ich mich strukturieren, um in kürzester Zeit das beste Arbeitsergebnis zu erzielen und mich dabei selbst nicht aus den Augen verlieren? Eines kann ich Dir schon vorab versichern: Homeoffice hat – wie alles andere – seine Vor- und Nachteile. Aber mit einer guten Portion Selbstdisziplin, Struktur und Spaß sind die Nachteile klein und die Vorteile überwiegen. Schau mal über den Tellerrand hinaus und lass Dich darauf ein.

Wenige Menschen sind täglich acht Stunden am Stück gleichermaßen produktiv. Auch im Büro ist das nicht der Fall. Allerdings hast Du im Büro Deine Kollegen, mit denen Du Dich auf einen netten Plausch in der Tee- oder Kaffeeküche treffen kannst. Zuhause wird einem die Unproduktivität jedoch meist direkt vor Augen geführt. Lasst Euch nicht entmutigen! Deshalb…

1. Fixiere feste Uhrzeiten, zu denen Du Deine Arbeit beginnst und beendest.
2. Teile Dir Deinen Tag in Arbeitsblöcke ein. Finde für Dich selbst heraus, zu welcher Zeit Du am produktivsten bist. Empfehlenswert sind Blöcke von maximal 90 bis 120 Minuten am Stück. Danach wirkt eine kurze Pause von fünf Minuten wahre Wunder. Nutze die Zeit, um Dir einen Tee oder Kaffee zu machen, frische Luft hereinzulassen oder Deinen Rücken zu dehnen.
3. Denk an Deine Mittagspause. Aufgrund vieler aneinander gereihter Meetings fällt sie häufig hinten runter. Setze daher auch für Deine Mittagspause eine feste Uhrzeit an. Schalte in der Zeit Dein Handy und Deinen Laptop auf Stand-by. Genieße eine halbe Stunde die Ruhe und Dein Essen.
4. Priorisiere Deine Arbeit. Schaue abends, bevor Du Deinen Rechner ausmachst, wann Du morgens Deinen ersten Termin hast und welche wichtigen Themen anstehen. So vermeidest Du unnötigen Stress am Morgen. Welche Themen haben Priorität? Gibt es Deadlines? Schreibe Dir für den nächsten Tag alle Arbeiten auf, die erledigt werden müssen und notiere die Punkte, die zwar noch etwas Zeit haben, aber sukzessive anzugehen sind.
5. Du willst nur mal schnell schauen, was gerade in den sozialen Netzwerken los ist? Oder kurz Nachrichten lesen? Dein Gehirn kommt so immer wieder raus und kann sich gar nicht auf eine Sache richtig konzentrieren. Lege dein Smartphone für die Zeit, in der Du produktiv sein möchtest, beiseite. Du bist multitaskingfähig? Leider ist es ein Irrglaube von uns Menschen, dass wir verschiedene Dinge gleichzeitig und vor allem gleich gut können. Probiere doch einmal aus, Dich einen Arbeitsblock lang (siehe Punkt 2) wirklich nur auf Deine aktuelle Aufgabe zu konzentrieren. Schau was passiert. Tatsächlich passiert nämlich… nichts. Die Welt ist nicht untergegangen, WhatsApp und Social Media sehen danach noch genauso aus wie vorher, Nachrichten können auch später beantwortet werden und Deine Aufgabe? …die hast Du eventuell schon erledigt. Du kannst also Deine Liste vom Vorabend hervorholen und einen Haken dranmachen.
6. Du bist was Du isst. Keine Sorge, es kommt an dieser Stelle keine vegane Ernährungsempfehlung mit perfekten Fotos von perfekt zubereitetem Essen in einer perfekt aufgeräumten Küche. Ich möchte Dir einfach nur den Tipp geben, Dir bereits morgens das Wasser und vielleicht ein paar gesunde Snacks wie Obst oder Nüsse an deinen Arbeitsplatz zu stellen. So sparst Du Dir den ein oder anderen Gang zum Kühlschrank und der Heißhunger bleibt aus.
7. Eine Sache, die Dir mitunter am meisten im Homeoffice fehlen wird (eventuell auch nur unbewusst) ist der Weg zur Arbeit und zurück nach Hause. Zeit im Auto, auf dem Fahrrad oder in der Bahn. Die Zeit, um Musik oder Podcasts zu hören oder zu lesen, ist nun erst einmal nicht mehr automatisch in Deinen Tagesablauf integriert. Daher mein Tipp: Geh raus. Geh regelmäßig eine Runde um den Block, vielleicht auch zweimal – vormittags und nachmittags. Übe eine kurze Runde Yoga bei geöffnetem Fenster oder dehne Deinen Rücken – Kleinigkeiten, die Wunder für Deinen Körper und Deinen Geist bewirken.
8. Feierabend – Arbeit und Freizeit räumlich voneinander zu trennen, ist im Homeoffice nicht einfach. Aber mit ein paar Kleinigkeiten kannst Du Dir helfen, von der Arbeit abzuschalten:

• Fahre bewusst Deinen Rechner nach dem Arbeitstag herunter.
• Schalte Dein Firmenhandy aus
• Räume Deinen Arbeitsplatz auf. Investiere maximal fünf Minuten jeden Abend – mehr ist nicht notwendig. Nutzt Du zum Arbeiten Deinen Esstisch? Dann besorge Dir eine hübsche Kiste, in die Du Deine Arbeitsutensilien wie Laptop, Headset etc. reinlegst. Verstaue alles zusammen in einem Schrank oder Regal, denn jetzt ist Feierabend :-)

Ein letzter Tipp noch: Teste doch mal das virtuelle Feierabendbier. Schlag Deinen Kollegen vor, dass Ihr Euch z. B. Freitagabend auf ein virtuelles Feierabendbier via Skype, Teams oder Zoom trefft. Ja, Du hast richtig gelesen, das geht auch virtuell. Wie hat es mein Kollege letzte Woche in seiner ersten Einladung zum virtuellen Feierabendbier so schön beschrieben: „Jeder geht daheim zum Kühlschrank, holt sich das Getränk der Wahl, macht es sich gemütlich und wählt sich in die verlinkte Besprechung ein. Wenn wir dann auch noch die Video-Funktion nutzen und unsere Gläser und Flaschen in die Linse halten, kommen wir dem echten Zuprosten schon ziemlich nahe.“.

Mehr Infos zur Bedeutung des informellen Austausch, insbesondere für virtuelle Teams, bekommt Ihr in unserem nächsten Blogbeitrag.

In diesem Sinne: Macht das Beste draus. Nutzt die neuen Herausforderungen in der Arbeitswelt, um Euch weiterzuentwickeln. Be open-minded. Der Umgang mit dem Coronavirus ist für uns alle eine herausfordernde Situation. Sie kann aber dazu beitragen neue Wege und Möglichkeiten für die zukünftige Arbeitswelt zu ebnen.