Noch letzte Woche haben wir unseren Trainingsteilnehmern erklärt, dass der Ausbruch des Coronavirus ein sehr gutes Beispiel für die heutige VUCA-Welt ist, in der sich der Lauf der Ereignisse schnell verändert und Prognosen eine kurze Halbwertszeit haben.
Bereits ein paar Tage später sind wir, wie Millionen andere auch, selbst davon betroffen und arbeiten mehrheitlich von zuhause aus, um unseren Beitrag bei der Eindämmung des Coronavirus zu leisten. Remote-Zusammenarbeit ist zum Glück nicht völlig neu für TEAMWILLE. Mit drei Standorten, vielen Geschäftsreisen und unserer langjährigen Erfahrung mit Mobile Working, sind wir es gewohnt, flexibel an unterschiedlichen Orten zu arbeiten.
Dennoch ist die jetzige Ausnahmesituation auch für uns ungewohnt. Auch wir suchen nach Mitteln und Wegen, wie wir eine Zeit, in der Covid-19 das eigene Zuhause zum Büro macht, bestmöglich gestalten können.
In kurzen Blogeinträgen möchten wir unsere Erfahrungen dabei teilen und Best Practices rund um den Themenkomplex virtuelle Zusammenarbeit im Homeoffice weitergeben. Den Auftakt macht heute Elisa-Christin Müller mit einer Anleitung für virtuelle Meetings.
12 Punkte, die bei der Durchführung virtueller Meetings zu beachten sind
Die folgende schrittweise Anleitung ist bewusst detailliert gehalten, da der Teufel im Detail steckt und Meetings unserer Erfahrung nach vor allem dann reibungslos verlaufen, wenn Du vorher an alles gedacht hast.
- Versende die Einladung zum Meeting inkl. aller relevanten Dokumente (z. B. Unterlagen, Agenda, Ziel des Meetings) mit ausreichend Vorlauf an alle Teilnehmer.
- Betrete mindestens 3 Minuten vor Beginn des Meetings den digitalen Konferenzraum und überprüfe, ob die Technik funktioniert (Test von Kamera, Mikrofon und Lautsprecher). Falls die Technik nicht funktioniert, hab bereits einen Plan B, etwa Besprechung per Telefonschaltung auf dem Handy. Da die Unterlagen vorab allen Teilnehmern zugegangen sind, ist ein geteilter Bildschirm im Notfall verzichtbar.
- Starte und beende das Meeting stets pünktlich. Hierauf sollte ein Timekeeper explizit achten (siehe Punkt 7).
- Falls die Technik spinnt und eine Telefonschaltung keine Alternative ist, kannst du Videokonferenzen auch kostenlos per talky.io (browserbasiert ohne Anmeldung), Google Hangouts (browserbasiert mit Gmail-Konto) oder sogar per Konferenzschaltung mit WhatsApp durchführen.
- Sei von Beginn an per Videokamera im Meeting sichtbar und fordere auch alle anderen Teilnehmer, es dir gleich zu tun. Die Verwendung von Kameras fördert die nonverbale Kommunikation und das Gemeinschaftsgefühl maßgeblich. Gerade jetzt, wo der kurze, informelle Plausch in der Kaffeeküche für die nächste Zeit entfällt.
- Sei zu 100 % anwesend im Meeting und vermeide Ablenkungen, indem du dein Telefon und andere Geräte auf stumm stellst sowie sämtliche nicht relevanten Browserseiten auf deinem Rechner schließt. Die Nutzung der Videokamera sorgt ebenfalls für mehr Fokus bei den Teilnehmern (sozialer Druck durch Peers).
- Bestimme zu Beginn des Meetings den Moderator (wenn du nicht selbst moderierst), der die Agenda überwacht, auf die Zeit achtet und das Wort per Rednerliste erteilt. Wenn jemand etwas beitragen möchte, kann er dies dem Moderator direkt per Nachricht im Chat mitteilen. Der Moderator erteilt den Teilnehmern schließlich das Wort, indem er die einzelnen Teilnehmer mit Namen aufruft.
- Bestimme ebenfalls jemanden, der seinen Desktop teilt, Inhalte zeigt, die besprochenen Punkte stets sichtbar macht und Ergebnisse im dafür vorgesehenen Tool visualisiert bzw. live dokumentiert. Hierfür können digitale Tools z. B. Trello, One Note oder auch ein Word-Dokument genutzt werden.
- Starte das Meeting (als Moderator) zunächst mit einer kurzen, persönlichen Check-in-Runde, in der alle Teilnehmer in 1 Minute zusammenfassen, wie es ihnen gerade geht und was sie aktuell beschäftigt. Da im Homeoffice wenig bis kein Raum für den informellen Austausch unter Kollegen ist, ist die Check-in-Runde eine schöne Gelegenheit, direkt zu hören, wo der jeweils andere steht.
- Erläutere (als Moderator) schließlich Ziel und Zweck sowie die Agenda des Meetings und frage ggf. die Erwartungen der Teilnehmer ab. Falls eine Agenda vorab nicht feststeht, können Agendapunkte gesammelt, Zeiten zugewiesen und diese dann abgearbeitet werden.
- Fasse am Ende des Meetings (als Moderator) die Ergebnisse und nächsten Schritte für alle kurz zusammen und lasse die Rollen Moderator und Protokollant für das nächste Meeting festlegen (falls es sich um eine Terminserie handelt). Sorge dafür, dass die Dokumentation für alle zugänglich abgelegt wird und teile den Teilnehmern den Ablageort mit.
- Beende das Meeting stets mit einer kurzen, persönlichen Check-out-Runde, in der alle Teilnehmer kurz erläutern, wie es ihnen nach dem Meeting geht und was sie für sich mitnehmen.
