Schon bei dem Begriff bekommen viele Mitarbeiter Schweißausbrüche: Das interne Projekt. Warum das so ist und wie sich das verhindern lässt, erfahren Sie in meinem Blogbeitrag.
In meiner Laufbahn als Projektmanagerin bei TEAMWILLE übernahm ich Anfang 2016 die Leitung des internen Projekts „Qualitätsmanagement@TEAMWILLE”. Interne Projekte zeichnen sich dadurch aus, dass sie durch unternehmensinterne Auftraggeber initiiert und mittels unternehmenseigener Ressourcen (Human- und Sachpotenzial) abgewickelt werden (Gabler Lexikon).
In meinem Fall handelte es sich um ein Projekt von hoher strategischer Relevanz, welches große Veränderungen für das Unternehmen bringen würde. Thematisch ging es um die Einführung eines Qualitätsmanagementsystems zur Erreichung der ISO 9001 Zertifizierung – ein Thema, das zum damaligen Zeitpunkt für die Organisation neuartig und komplex war und mit viel Aufwand für das ganze Unternehmen verbunden war.
Ein internes Projekt ist im Grunde ein normales Projekt. Punkt. Während wir in unseren Kundenprojekten die ganze Palette der Projektmanagement-Tools nutzen, neigen wir in unseren internen Projekten dazu, es nicht zu tun. Warum? Weil wir uns für Projektmanagement-Profis halten und nach Abkürzungen suchen.
Mein Appell an Sie: Vergessen Sie die Abkürzungen, Sie werden sogar Umwege gehen müssen.
Typische Herausforderungen im internen Projekt
Mein internes Projektteam, bestehend aus Junior und Senior Consultants, Führungskräften und Mitarbeitern, war recht heterogen. Flache Unternehmenshierarchien machten es nicht einfacher, da jeder erstmal seine neue Rolle im Projekt finden musste. Auch die Akzeptanz des Projektleiters musste sich erst noch entwickeln.
Eine erhebliche charakteristische Herausforderung für die Projektmitarbeiter war die gleichzeitige parallele Einbindung sowohl in interne als auch externe (Kunden-) Projekte. „Customer first” heißt es so schön – aber was tun, wenn wir unser eigener Kunde sind?
So vermeiden Sie Frust
Bevor Sie mit der konkreten Projektplanung beginnen, analysieren Sie als Projektleiter die Ausgangssituation. Welche internen und externen Faktoren wirken auf das Projekt? Wie wird das interne Projekt in der Organisation wahrgenommen? So leiten Sie die Rahmenbedingungen für das Gelingen des internen Projekts ab.
In meinem Fall konnte ich durch die Analyse Erkenntnisse gewinnen, die für die erfolgreiche Umsetzung des Projekts zwingend erforderlich waren:
- Die Geschäftsführung muss die nötigen Kapazitäten freigeben und bereitstellen.
- Das interne Projekt muss in der Wahrnehmung der Organisation einem Kundenprojekt gleichgestellt sein.
- Die Durchführung einer Stakholderanalyse und die Erstellung eines Kommunikationsplans sind essentiell, da auf die Organisation eine große Veränderung zukommen wird.
- Der detaillierte Zeitplan und die Arbeitspakete müssen schon vor Projektstart ausgearbeitet und abgestimmt sein, da eine fixe Deadline das Ende bestimmt.
- Ein Spezialist mit fachlichem Hintergrund muss in das Thema einbezogen werden und als Sparringspartner fungieren.
Durch das Durchführen dieser Analyse konnte ich in Abstimmung mit meinem Auftraggeber bereits im Vorfeld die nötigen Maßnahmen definieren.
Die Macht der Soft-Skills
Neben den bekannten Projektmanagement-Tools, wie Umfeldanalyse, Risikoanalyse, Projektauftrag, Zeitplan, kommt den Soft-Skills eine bedeutende Rolle zu. Wie wichtig die Projektkommunikation für den Erfolg eines Projektes ist, wird bereits in einem anderen Blogbeitrag beschrieben. Wie wichtig die Kommunikation im internen Projekt ist, möchte ich hier nochmals betonen. Machen Sie nicht den Fehler, indem Sie denken, dass in internen Projekten alle Aspekte klar sind und jeder das interne Projekt befürwortet! Schließlich sollte sich doch jeder über die Vorteile des Projekts im Klaren sein... mitnichten. Auch hier können Sie auf Unsicherheit und Widerstand treffen.
Zwei Tools, die einen großen Einfluss auf den Ablauf und die Ergebnisse des internen Projekts haben, möchte ich deshalb besonders hervorheben.
Die Stakeholderanalyse
Auch wenn es sich um ein „Muss-Projekt” handelt, welches mit der Unterstützung der Kollegen durchgeführt wird, müssen Sie sich den Einfluss der Stakeholder bewusst machen. Bewerten Sie die Stakeholder nach Einstellung und Einfluss (Macht). So können Sie Ihre Kommunikation individuell anpassen. Nur, weil Sie die Truppe gut kennen, können Sie nicht automatisch einschätzen, wie sie sich im Projektkontext verhalten wird.
Der Kommunikationsplan
Im Kommunikationsplan wird festgehalten, wer über welches Medium und wie oft über den Projektfortschritt informiert wird. Auch die eigenen Kollegen haben ein Informationsbedürfnis, das befriedigt werden will. Frustration und Unzufriedenheit gefährden das gesamte Projekt.
Fazit
In meinem Fall konnte das interne Projekt QualitätsmanagementäTEAMWILLE erfolgreich abgeschlossen und damit auch die ISO 9001 Zertifizierung erworben werden. Ohne die Mitarbeit und Offenheit aller Kollegen wäre dies sicher nicht möglich gewesen. Aus Projektmanagment-Sicht war das interne Projekt ein voller Erfolg. Aber auch nur, weil wir unsere Projektmanagement-Brille zu keinem Zeitpunkt abgelegt und nach einer Abkürzung gesucht haben – also: KEIN Problem für Projektmanager.
Haben auch Sie Erfahrungen mit internen Projekten gemacht? Wenn ja, freue ich mich über Ihre Tipps und Tricks.
Man lernt nie aus!
Literatur
- Gabler Lexikon: http://wirtschaftslexikon.gabler.de/Definition/projekt.html
